Vardiya ve Puantaj Hatalarını Azaltmanın Yolları

Vardiya ve puantaj çoğu işletmede tablo dosyalarıyla yürür. Küçük ekipte bu işe yarar; ekip ve şube sayısı arttıkça aynı dosyanın birkaç farklı sürümü dolaşmaya başlar ve ay sonunda kimin ne kadar çalıştığı tartışma konusu olur.

En sık görülen hatalar

• Değişen vardiyanın çizelgeye geç yansıması.
• İzinlerin vardiya planıyla çakışması.
• Fazla mesainin kayda alınmaması veya iki kez yazılması.
• Aynı çalışan için farklı kişilerde farklı puantaj sürümü.

Önleyen düzenlemeler

1. Tek kaynak: puantaj ve vardiya yalnızca tek yerde tutulur, diğerleri bundan türetilir.
2. Talep akışı: izin ve vardiya değişikliği yazılı talep ve onayla ilerler.
3. Kural netliği: gecikme, fazla mesai ve izin türleri yazılı tanımlanır.
4. Düzenli kontrol: ay sonunu beklemeden haftalık kısa bir kontrol yapılır.

Çalışanın görebilmesi önemlidir

Çalışan kendi vardiyasını, izin bakiyesini ve kayıtlarını görebildiğinde itirazlar ay sonuna kalmadan günü gelince çözülür. Bu hem yöneticiyi hem çalışanı rahatlatır.